Konzernmeldestelle

Konzernmeldestelle nach dem österreichischen HinweisgeberInnenschutzgesetz: Anforderungen, Vorteile und Kosten

Die Einrichtung einer Konzernmeldestelle ist eine Möglichkeit der Umsetzung des österreichischen HinweisgeberInnenschutzgesetzes (HSchG) sowie der EU-Whistleblowing-Richtlinie. Das österreichische HinweisgeberInnenschutzgesetz erlaubt es Konzernen gemäß § 14 HSchG, eine zentrale Meldestelle für alle verbundenen Unternehmen einzurichten. Diese zentrale Konzernmeldestelle kann alle Tochtergesellschaften abdecken, vorausgesetzt, dass alle Tochterunternehmen den Hinweisgebenden den Zugang zur Meldestelle ermöglichen.

Anforderungen an eine Konzernmeldestelle

Das österreichische HinweisgeberInnenschutzgesetz legt fest, dass Unternehmen ab einer bestimmten Größe verpflichtet sind, interne Meldestellen einzurichten. Für Konzerne bedeutet dies, dass die Tochtergesellschaften, die gesetzlich zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet sind (d.h., Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten), entweder eine eigene Meldestelle einrichten oder sich einer zentralen Konzernmeldestelle anschließen können.

1. Zentralisierte Struktur und Zugang

  • Eine Konzernmeldestelle kann alle Tochtergesellschaften abdecken, wenn der Zugang für alle Mitarbeitenden im Konzern gewährleistet ist.
  • Alle Tochterunternehmen müssen den Hinweisgebenden den Zugang zur Meldestelle ermöglichen und eine unabhängige Bearbeitung der Meldungen sicherstellen.

2. Vertraulichkeit und Datenschutz

  • Der Schutz der Identität der Hinweisgebenden ist ein essenzieller Bestandteil der Meldestelle. Eine Konzernmeldestelle muss sicherstellen, dass keine Rückschlüsse auf die Identität des Meldenden gezogen werden können.
  • Alle Hinweise müssen gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dokumentiert und aufbewahrt werden.

3. Meldekanäle und Rückmeldungen

  • Die Meldung kann in verschiedenen Formaten abgegeben werden (schriftlich, mündlich, online), jedoch muss der Zugang einfach und barrierefrei sein.
  • Innerhalb von 7 Tagen muss eine Bestätigung des Meldungseingangs erfolgen, und innerhalb von 3 Monaten muss der Hinweisgeber eine Rückmeldung zu den Maßnahmen erhalten.

4. Besondere Regelungen für kleinere Tochtergesellschaften

  • Tochtergesellschaften mit weniger als 50 Mitarbeitenden sind nicht zur Einrichtung einer eigenen Meldestelle verpflichtet, können jedoch über die zentrale Konzernmeldestelle abgedeckt werden.

Vorteile einer Konzernmeldestelle

Die Implementierung einer Konzernmeldestelle bringt zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Rechtskonformität hinausgehen:

1. Rechtskonforme Umsetzung des HinweisgeberInnenschutzgesetzes

  • Eine zentralisierte Konzernmeldestelle gewährleistet die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere in Bezug auf die Vertraulichkeit von Hinweisen und die fristgerechte Bearbeitung.
  • Dies reduziert das Risiko von Bußgeldern und schützt den Ruf des Unternehmens.

2. Effizienz und Einheitlichkeit

  • Die zentrale Bearbeitung von Meldungen sorgt für einheitliche Prozesse und Standards im gesamten Konzern, wodurch administrative Doppelarbeit vermieden wird.
  • Dies führt zu einer konsistenten Compliance-Kultur und fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Integrität des Unternehmens.

3. Vertrauen durch Vertraulichkeit

  • Eine anwaltlich betreute Meldestelle sorgt dafür, dass Hinweise vertraulich und sicher bearbeitet werden, wodurch das Vertrauen der Mitarbeitenden gestärkt wird. Dies ermöglicht es ihnen, Hinweise ohne Angst vor Repressalien zu geben.

4. Integration in bestehende Compliance-Strukturen

  • Die Konzernmeldestelle ist eine wertvolle Ergänzung zu bestehenden Compliance- und Risikomanagementsystemen, insbesondere in den Bereichen Antikorruption, Arbeitsschutz und Datenschutz.

Unsere Preisstruktur für Konzernmeldestellen

Die Kosten für eine anwaltlich betreute Konzernmeldestelle orientieren sich an der Größe und Struktur des Konzerns. Besonders berücksichtigt wird die Frage, wie kleinere Tochtergesellschaften, die keine eigene Meldestelle benötigen, durch die zentrale Meldestelle abgedeckt werden können.

Grundprinzipien der Preisgestaltung

  1. Kosten pro Unternehmen:
    • Für jede Konzerneinheit mit 50 oder mehr Mitarbeitenden wird ein separater Betrag berechnet, als ob das Unternehmen unabhängig vom Konzern uns beauftragt hätte.
  2. Zusammenfassung kleiner Einheiten:
    • Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden werden pro Land zusammengefasst, und der Preis wird basierend auf der Gesamtzahl der Mitarbeitenden berechnet. Diese Regelung entspricht den gesetzlichen Anforderungen, da diese kleinen Unternehmen keine eigene Meldestelle benötigen.
  3. Länderspezifische Abrechnung:
    • Für Konzerne mit kleinen Einheiten in mehreren Ländern erfolgt die Zusammenrechnung der Mitarbeitenden jeweils pro Land.

Beispiel 1: Nationaler Konzern (Österreich)

Ein Konzern in Österreich mit einer Muttergesellschaft (120 Mitarbeitende), einer Tochter mit 70 Mitarbeitenden und zwei kleinen Töchtern (40 und 15 Mitarbeitende) würde wie folgt abgerechnet:

  • Muttergesellschaft: Voller Satz.
  • Tochter mit 70 Mitarbeitenden: Voller Satz.
  • Kleine Töchter (40 + 15 Mitarbeitende): Zusammengefasst und gemeinsam berechnet.

Beispiel 2: Internationaler Konzern (DACH-Region)

Ein internationaler Konzern mit einer österreichischen Muttergesellschaft (250 Mitarbeitende), einer Tochtergesellschaft in Österreich (30 Mitarbeitende) und zwei Töchtern in der Schweiz (45 und 10 Mitarbeitende):

  • Österreich: Die Muttergesellschaft als große Einheit, die kleine Tochter wird nicht separat berechnet.
  • Schweiz: Beide Töchter (insgesamt 55 Mitarbeitende) werden zusammengefasst.

Vorteile der Preisstruktur

  • Flexibilität: Die Preise werden individuell an die Struktur des Konzerns angepasst.
  • Fairness: Kleine Unternehmen werden nicht separat belastet, sondern im Gesamtkontext berücksichtigt.
  • Transparenz: Die Abrechnung erfolgt klar und nachvollziehbar, sowohl für jedes Land als auch für jede Konzerneinheit.

Einschränkungen außerhalb der DACH-Region

Da wir unsere Dienstleistungen hauptsächlich in Österreich über anwaltliche-meldestelle.at, in Deutschland über anwaltliche-meldestelle.de und in der Schweiz über anwaltliche-meldestelle.ch anbieten, bestehen für Konzerne außerhalb der DACH-Region bestimmte Einschränkungen. Insbesondere können wir mündliche Hinweise nur in deutscher und englischer Sprache bearbeiten. In Ländern außerhalb der DACH-Region müssen Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden sicherstellen, dass sie die Meldungen in der jeweiligen Landessprache bearbeiten können. Diese Anforderung können wir in den betreffenden Ländern derzeit nicht erfüllen.

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